1.4 Samen Besturen
Het programma Samen Besturen omvat alle beleidsthema’s op gebied van besturen, samenwerken, ondersteuning (waaronder ICT) en algemene dekkingsmiddelen. In de oude begrotingsstructuur was dit programma Bestuur waarbij Burgerzaken in de nieuwe programmaindeling is verplaatst naar Samen Wonen.
Wij streven in programma Samen Besturen naar een veerkrachtige en flexibele organisatie voor de gemeente Dalfsen. Het aantal taken dat het Rijk bij gemeenten neerlegt neemt toe. De uitvoering van deze taken vraagt om extra ondersteuning vanuit de bedrijfsvoering. Daar komt bij dat het interne fundament op orde moet zijn om de ambities voor de samenleving waar te maken. Diverse randvoorwaarden zoals informatiesystemen, procedures, kennis en vaardigheden, maar ook huisvesting en het projectmatig-, programmatisch- en procesgericht werken dienen op orde gebracht te worden. Op deze wijze zijn wij in staat om adequaat te reageren op veranderende omstandigheden, zowel in- als extern.
Door de maatschappelijke opgaven, technologische ontwikkelingen, ambities en een toenemend aantal nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van informatievoorziening is er een noodzaak om proactief met deze vraagstukken aan de slag te gaan. Met als doel om als organisatie voorbereid te zijn op de toekomst.
Autonome ontwikkelingen
Aanbesteding zaaksysteem
Nadeel € 75.000 (incidenteel in 2025)
Het contract met de leverancier van het zaaksysteem loopt af en er moet verplicht een Europees aanbestedingstraject opgestart worden. Hierin wordt samengewerkt met de gemeenten Zwartewaterland en Westerveld. De aanbesteding kan grote impact hebben, vooral wanneer er aangekocht wordt bij een nieuwe leverancier. Voor begeleiding van de implementatie (o.a. training en consultancy) en in geval het huidige en eventueel nieuwe zaaksysteem in een overgangsperiode tijdelijk gelijktijdig actief zijn, is incidenteel financiële dekking nodig.
AI en Data Governance
Nadeel PM (aankondiging)
Ontwikkelingen rondom kunstmatige intelligentie (AI) zijn in 2023 en begin 2024 in een stroomversnelling geraakt. Toepassingen zoals ChatGPT, DALL-E en Microsoft Co-pilot wekken breed nieuwsgierigheid en collega’s zijn in toenemende mate op zoek naar mogelijkheden om de voordelen van AI voor hun eigen werkzaamheden te verkennen. AI wordt gezien als een systeemtechnologie, te vergelijken met de uitvinding van elektriciteit en de verbrandingsmotor. Een systeemtechnologie heeft een grote impact op de samenleving, die vooraf niet kan worden voorzien. Het raakt daarmee alle beleidsterreinen van de overheid. In AI schuilt een enorme potentie om grote stappen te zetten in onze operationele efficiency, voornamelijk voor alle kenniswerkers.
Regio Deal Regio Zwolle
Nadeel PM (aankondiging)
In januari 2024 heeft het Rijk bekend gemaakt 30 miljoen euro uit te trekken voor een nieuwe Regio Deal met Regio Zwolle. Met de bijdrage van de regionale partners, in de vorm van co-financiering, ontstaat een totale investeringsagenda van ca. 90 miljoen euro. Door te investeren in ‘toekomstbepalende bedrijven’, ‘de vitaliteit van kernen en een gezonde woon-, werk- en leefomgeving’ en ‘een natuurinclusieve en klimaatadaptieve regio’ wordt een flinke impuls gegeven aan de brede welvaart voor inwoners en ondernemers.
Samen met de regionale partners wordt in 2024 en begin 2025 uitgewerkt waar en hoe deze gelden worden geïnvesteerd. De gemeente Dalfsen participeert actief in dat proces en zoekt waar mogelijk naar (meekoppel)kansen om lokale opgaven in regionaal verband op te pakken. Wanneer dit tot concrete projecten leidt, worden deze aan de raad voorgelegd.
Ambities
Verbetering juridische advisering
Nadeel € 139.000 (structureel vanaf 2025, waarvan 0,89 fte Juridisch Advies: € 97.000 en 0,56 fte Administratieve Juridische Ondersteuning: € 42.000 )
De juridische advisering in de organisatie is verdeeld over eerste- en tweedelijns advisering. De eerste lijn bevindt zich op de vakafdelingen. De tweede lijn is belegd bij het team Algemeen Juridische zaken. De ondersteuning van de Bezwarencommissie is ook belegd bij Algemeen Juridische Zaken.
De juridisering van de samenleving leidt tot toenemende adviesvragen en complexere klachten en bezwaren.
Wij willen rechtmatig handelen en inzetten op betere besluiten, wat leidt tot minder bezwaren en minder juridische risico's. Hier is extra juridische capaciteit voor nodig. Naast extra capaciteit is er ook versterking van kennis nodig, onder andere op het gebied van privaatrecht omdat steeds meer vraagstukken hier aan raken. Ook is het noodzakelijk op tijd te participeren in diverse projecten en opgaven die de gemeente uitvoert om tot de juiste juridische afwegingen te komen. Naast uitbreiding van de capaciteit op juridisch advies is uitbreiding van administratief juridische ondersteuning van de Bezwarencommissie noodzakelijk.
Professionalisering inkoop
Nadeel € 91.000 (structureel vanaf 2025; 0,89 fte Inkoopcoördinator)
Op het gebied van inkoop wordt de organisatie op onderdelen ondersteunt door Shared Service Center ONS (SSC ONS). Een deel van de aanbestedingen en inkopen doet de gemeente Dalfsen zelf. De ontwikkelingen op dit gebied verlopen snel. De markt verandert en de juridisering vindt ook in dit vakgebied steeds meer zijn weg. Daarmee groeien de juridische, financiële en rechtmatigheidsrisico’s.
Ook wordt regelgeving steeds complexer. Uit de verbijzonderde interne controle (VIC) en de Boardletter van de accountant blijkt dat er aandacht nodig is voor rechtmatig aanbesteden en inkopen. Om dit te realiseren is het belangrijk dat er binnen de organisatie een inkoopcoördinator komt die medewerkers, die intern de rol van inkoper hebben, adviseert en ondersteunt maar ook signaleert. Deze medewerker zorgt voor de interne borging van kwaliteit, continuïteit, rechtmatigheid en toekomstbestendigheid. Daarnaast vormt hij de liaison naar SSC Ons voor onderdelen waar zij op ondersteunen.
Procesgericht werken
Nadeel € 64.000 (structureel vanaf 2025; 0,67 fte Medewerker processen)
De gemeente Dalfsen is een organisatie in ontwikkeling. Uit de Quick scan die eind 2022 is uitgevoerd, is gebleken dat op diverse plekken de basis in de organisatie onvoldoende op orde is. Het gaat dan onder andere over het procesmanagement. Procesbeschrijvingen zijn bijvoorbeeld verouderd of onvoldoende helder. Dit zorgt op verscheidende plekken binnen de organisatie voor taak- en rol onduidelijkheid, werkdruk bij medewerkers, verschillende werkwijzen en mogelijk overbodige stappen in het proces.
Daarom moeten we onze inzet op het procesmanagement structureel versterken. Om procesmanagement in combinatie met AO/IB (Administratieve Organisatie /Interne Beheersing) op orde te brengen worden processen in kaart gebracht en geactualiseerd. Dit is geen eenmalige actie maar vraagt om structurele inzet in de vorm van een adviseur AO/IB om op die manier het procesmanagement binnen de organisatie te borgen.
Wet Open Overheid
Nadeel € 61.000 (incidenteel in 2025), € 62.000 (incidenteel in 2026)
Nadeel € 90.000 (structureel vanaf 2025)
De Wet Open Overheid (WOO) regelt dat overheidsorganisaties informatie actief openbaar moeten maken, informatie opvraagbaar is en de informatiehuishouding op orde is. Met de komst van de wet moet iedere overheidsorganisatie minimaal 1 contactpersoon hebben die vragen kan beantwoorden over de informatie die beschikbaar is. Voor de WOO zijn gelden beschikbaar gekomen vanuit het Rijk. Deze gelden zijn niet gelabeld en als algemene dekking van het begrotingssaldo ingezet. Het verzoek is om deze gelden alsnog aan dit doel te labelen en het tekort dat daarmee in de begroting ontstaat te dekken.
Naast de benodigde formatie is ook implementatie van de WOO nodig, hiervoor zijn door het Rijk incidentele middelen beschikbaar gesteld. Ook deze gelden zijn niet gelabeld. Het verzoek is om dit alsnog te doen en het ontstane tekort te dekken.
Projectmatig en programmatisch werken
Nadeel € 50.000 (incidenteel 2025 en 2026; Implementatie projectmatig- en programmatisch werken)
Nadeel € 109.000 (incidenteel 2025 en 2026; Tijdelijke Kwartiermaker Programmamanagement)
Het programmatisch en projectmatig werken is een belangrijk thema binnen de organisatieontwikkeling. De opgaven waar we als gemeente mee te maken hebben, zijn steeds vaker complex en vragen om een samenhangende en doelgerichte/resultaatgerichte aanpak. Het programmatisch en projectmatig werken sluit daar als werkwijze goed op aan. Wij vinden het daarom belangrijk onze organisatie hierop (verder) te professionaliseren, zodat wij beter in staat zijn de maatschappelijke opgaven te realiseren.
Het professionaliseren van programmatisch en projectmatig werken is begonnen in 2024 met het uitwerken van een eerste aanpak en het kiezen van een methodiek voor programmatisch en projectmatig werken. Het programmatisch en projectmatig werken vraagt om een organisatie die daar goed op ingericht is qua processen, aansturing en samenwerking. Met de inzet van een kwartiermaker willen we deze manier van werken, door middel van een programmatische aanpak, borgen in de organisatie. Hiervoor is incidenteel in 2025 en 2026 €109.000 nodig.
Voor de implementatie van projectmatig- en programmatisch werken is voor de jaren 2025 en 2026 incidenteel € 50.000 benodigd.
Projectleider Zero Based Budgeting (ZBB)
Nadeel € 50.000 (incidenteel in 2025)
De gemeente Dalfsen heeft al langer de wens om Zero Based Budgeting (ZBB) toe te passen. Wegens wisselingen van personeel was het niet mogelijk hier eerder mee aan de slag te gaan.
De ambitie is om de begroting vanaf 2026 via een ZBB methode op te pakken. Met ZBB wordt er gezocht naar een nieuwe balans tussen beleid (taken), bedrijfsvoering (taakuitvoering) en middelen (financiën). Dit betekent dat de begroting niet van -0 af aan opnieuw opgebouwd wordt Het doel van ZBB is een begroting te realiseren aan de hand van behoefte en ruimte. Een belangrijke bijvangst is dat de betrokkenheid van medewerkers wordt vergroot doordat zij inzicht krijgen in doelstellingen en daaraan gerelateerde en benodigde budgetten. ZBB heeft niet tot doel om te komen tot bezuinigingen, mogelijk is dit een bijvangst maar dat is vooraf niet vast te stellen. ZBB vraagt in 2025 inzet van het ambtelijke apparaat met externe ondersteuning. Voor de externe ondersteuning is incidenteel budget nodig.
Organisatieontwikkeling
Nadeel € 75.000, €50.000, €25.000 (incidenteel in resp. 2025, 2026, 2027)
Op 1 januari 2024 zijn we gestart met een nieuwe organisatiestructuur, missie en visie, kernwaarden en kerncompetenties. We investeren veel tijd en aandacht in de ontwikkeling van het management en medewerkers. We beschouwen 2024 als het jaar van de opstartfase en de ontwikkeling loopt door tot en met 2025. Als gevolg hiervan gaan we in 2024 en 2025 verder inzetten op het eigen maken en actief invulling geven aan de kernwaarden en kerncompetenties in aansluiting op het traject van persoonlijk leiderschap en het implementeren van de resultaten van het Management Development traject voor leidinggevenden. Ook vitaliteit en werkdruk hebben onze aandacht. Om de organisatie verder door te ontwikkelen hebben we een budget nodig van € 75.000 in 2025, aflopend naar €50.000 in 2026 en €25.000 in 2027.
Werving en selectie
Nadeel € 125.000 (structureel vanaf 2025: € 65.000 formatie en € 60.000 budget werving en selectie)
De arbeidsmarkt is de laatste jaren sterk aan het veranderen. De mobiliteit onder medewerkers is enorm toegenomen. Door krapte op de arbeidsmarkt staan vacatures langer open. Het is lastig om de meer gespecialiseerde functies in te vullen, zelfs via inhuurconstructies. Alle gemeenten kampen met deze problemen en we vissen in dezelfde vijver. Daarom is het belangrijk om aantrekkelijk te blijven als werkgever en moeten we onze werving en selectie hierop aanpassen. Er is onderzoek gedaan naar een eigentijdse methode van werving en selectie om een adequate arbeidsmarktstrategie te ontwikkelen. We moeten investeren in onze eigen capaciteit om succesvol te kunnen zijn in het bereiken en aantrekken van goede mensen. Reguliere wervingscampagnes zijn ontoereikend en daarom moeten we meer maatwerk toepassen door onder andere inhuur van gespecialiseerde werving- en selectiebureaus en recruiter-werkzaamheden. De huidige formatie voor werving en selectie is te beperkt om alle sollicitatieprocedures te begeleiden en ondersteunen. We ontkomen er niet aan om hier het been bij te trekken het budget voor werving en selectie te verhogen, aangevuld met het aantrekken van een eigen recruiter. Een recruiter kan de gemeente op de arbeidsmarkt beter positioneren waardoor Dalfsen meer in beeld komt als aantrekkelijk werkgever.
Opleidingen
Nadeel € 60.000 (structureel vanaf 2025)
Wij hebben te maken met een toename van het aantal medewerkers. Daarnaast binden we steeds meer medewerkers van buiten de overheid en junioren aan ons. Dit betekent dat we moeten investeren in opleidingen om nieuwe medewerkers wegwijs te maken in de wereld van de decentrale overheid. Ook is het belangrijk dat alle medewerkers digitaal vaardig zijn en blijven. Dit betekent het aanbieden van opleidingen in Office 365, privacywetgeving en informatieveiligheid. Door al deze factoren is het huidige opleidingsbudget niet langer toereikend. Ook worden opleidingen steeds duurder en daarom is het nodig het opleidingsbudget naar boven bij te stellen.
Mobiliteitsregeling/en reiskostenvergoeding woon-werk
Nadeel PM (aankondiging)
Dalfsen wil een aantrekkelijke werkgever zijn. Ook willen we concurrerend zijn op de arbeidsmarkt. In tegenstelling tot veel andere gemeenten kent Dalfsen geen vergoeding voor woon- werkverkeer. Mede op verzoek van de Ondernemingsraad en de vakbonden onderzoeken we de mogelijkheden om te komen tot een (vorm van) reiskostenvergoeding woon-werk voor medewerkers die werkzaam zijn bij de gemeente Dalfsen. In 2024 onderzoeken we hiertoe de mogelijkheden. De reiskosten woon-werk zal onderdeel worden van een bredere mobiliteitsregeling conform de CAO.
Hybride kantoorconcept/ uitbreiding raadzaal
Nadeel PM (aankondiging)
In Dalfsen werken we met het traditionele kantoorconcept. Dat wil zeggen een standaard werkplek voor alle medewerkers. Dat past niet langer bij de huidige nieuwe manier van werken. Bijvoorbeeld doordat we meer producten digitaal aanbieden zijn de face-to-face contacten met inwoners anders van aard. Ook het soort werkzaamheden is gewijzigd; er is behoefte aan andere typen werkplekken: bel/teams werkplekken, ruimten om samen te werken aan projecten, aanlandwerkplekken, korte overlegplekken en soms een reguliere standaard werkplek. De aard van de te verrichten werkzaamheden bepaalt de soort werkplek en de locatie.
Om onze inwoners, ondernemers en professionals optimaal te bedienen is een hernieuwd kantoorconcept noodzakelijk. Daarnaast is door nieuwe taken vanuit het rijk het aantal medewerkers gestaag gegroeid en ontstaat er op gezette tijden krapte aan het aantal werkplekken. Ook is de verwachting dat we na de verkiezingen in 2026 boven de 30.000 inwoners groeien en dat betekent dat de raad groeit van 21 naar 23 raadszetels. Daar is de huidige raadszaal niet op ingericht. Een aanpassing van de raadzaal zal dan ook moeten plaatsvinden. Op dit moment loopt een onderzoek naar de kosten van de aanpassingen in het gemeentehuis en raadzaal. Hiervoor is een PM-post opgenomen.
Pilot gebiedsverbinders
Nadeel PM (aankondiging)
Wij hechten grote waarde aan het betrekken van inwoners. Samen zorgen we ervoor dat Dalfsen een fijne plek is en blijft om te wonen, werken en leven. De afgelopen periode heeft daarom onder andere de pilot gebiedsverbinders plaatsgevonden. De gebiedsverbinders hebben tijdens de pilot drie rollen vervuld: verbinder in het gebied, eerste aanspreekpunt in het gebied voor inwonersinitiatieven en Plaatselijke Belangen en zicht op relevante ontwikkelingen en belangen. Deze pilot eindigt per 1 januari 2025. Op basis van een evaluatie wordt in het najaar van 2024 besloten of de pilot vervolg krijgt en zo ja, in welke vorm.
Motie Klare Taal
Nadeel PM (aankondiging)
Naar aanleiding van de motie Klare Taal is er een schrijfwijzer in ontwikkeling. De schrijfwijzer is een hulpmiddel voor medewerkers van de gemeente Dalfsen om teksten begrijpelijk en gericht op de lezer te schrijver. Met de technologische ontwikkelingen is ervoor gekozen om medewerkers geen traditionele schrijftrainingen te geven maar kunstmatige intelligentie (AI) hiervoor in te zetten. Medewerkers krijgen hulp bij het gebruik van de AI-tool Copilot. Op dit moment is deze technologie nog niet zover, maar we verwachten binnen een aantal maanden al ontwikkelingen hierop. Er lopen nu verschillende projecten om onze processen te verbeteren en/of te digitaliseren. Tijdens deze projecten is begrijpelijk schrijven een onderdeel en passen we brieven en teksten waar nodig direct aan naar taalniveau B1.
Shared Service Centrum ONS
Nadeel € 316.000 (structureel vanaf 2025)
De gemeenschappelijke regeling SSC ONS kent twee typen dienstverlening: standaard en maatwerk. Standaard wordt verrekend op basis van vastgestelde verdeelsleutels. De werkelijke partnerbijdrage is gelijk aan de begrote partnerbijdrage. Maatwerkdienstverlening wordt begroot op basis van verwachte afname en afgerekend op werkelijke afname. De werkelijke kosten per partner bepalen daarmee de uiteindelijke bijdrage per partner. De grootste maatwerkposten bij ONS zijn Microsoft Office 365 licenties (€ 3,7mln), laptops & smartphones (€ 2,6mln), contractmanagement (€ 1,5mln) en beheer bedrijfs-applicaties (€ 1,1mln).
ONS heeft te maken met stijgende kosten als gevolg van contracten, indexaties etc. (standaardbijdrage).
Ten opzichte van andere partners is de bijdragestijging in Dalfsen wat groter. Dit is verklaarbaar door een uitbreidend personeelsbestand en hiermee gevolgen voor benodigde licenties, software/hardware etc. (maatwerkbijdrage). De wijziging voor 2024 wordt in de bestuursrapportage 2024 verwerkt. De bijdrage voor 2025 aan ONS stijgt voor Dalfsen met € 316.000. Voor 2026-2028 heeft ONS alleen een meerjarenbegroting voor de gehele organisatie, niet per deelnemer. We zien hierin alleen toepassing van prijsindexatie conform de septembercirculaire gemeentefonds. De uiteindelijke begrotingen (vanaf 2026) zijn afhankelijk van de partnerbehoefte in relatie tot de groei in eindgebruikers, vraag naar producten en technologische ontwikkelingen de komende jaren.